Advokátní kancelář Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři - specialisté na problematiku IT práva

Ochrana osobních údajů na pracovišti

Autor: Mgr. Petr Mališ | Vloženo: 1. 10. 2007 10:37 | Přečteno: 6795X

Ochrana osobních údajů je velice široké a složité téma, zasahující do problematiky základních práv a svobod, chráněných ústavními právními předpisy a mezinárodními smlouvami. Vzhledem ke stále se zvyšující dostupnosti dat v informační společnosti nabývá tato problematika stále větší aktuálnost.
Základní pojmy
Základním právním předpisem, upravujícím ochranu osobních údajů, je zákon č. 101/2001 Sb. o ochraně osobních údajů. Dle tohoto zákona je osobním údajem jakýkoli údaj, vztahující se k fyzické osobě, na jehož základě je konkrétní fyzická osoba určena nebo určena být může. Osoba je určena nebo určitelná, pokud lze pomocí jednoho nebo více osobních údajů určit její identitu. Vedle toho rozlišujeme tzv. citlivé údaje, tedy takové, které vypovídají o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, zdravotním stavu nebo sexuálním životě subjektu údajů. 
Z podstaty pracovněprávního vztahu vyplývá, že zaměstnavatelé nemohou personální činnost vykonávat bez znalosti některých údajů o zaměstnancích. Je například nutné, aby zaměstnavatel znal dosažené vzdělání zaměstnance, jeho zdravotní stav, rodinné poměry, počet vyživovaných osob, atd. Zákon o ochraně osobních údajů považuje zaměstnavatele za správce údajů, tedy subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj.
 
Oznamovací povinnost zaměstnavatele
Ze statusu správce osobních údajů plyne zaměstnavateli povinnost ještě před započetím zpracovávání osobních údajů oznámit tuto skutečnost Úřadu pro ochranu osobních údajů. Tuto povinnost zaměstnavatel nemá, shromažďuje-li pouze údaje, jejichž shromažďování mu ukládá zákon (tedy např. nezbytné údaje pro plnění zákonné povinnosti odvodu zdravotního nebo sociálního pojištění, ale také informace nutné pro uzavření pracovní smlouvy s uchazečem, protože pracovní smlouva je zákonným požadavkem pro vznik pracovního poměru). Pokud mají být shromažďovány a zpracovávány údaje nad rámec zákonné povinnosti, vztahuje se na zaměstnavatele oznamovací povinnost.
     
Zpracovávání se souhlasem zaměstnance i bez něj
Zpracováváním osobních údajů zákon rozumí zejména shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úpravu či jinou manipulaci s osobními údaji. V případě zaměstnavatele půjde zejména o jejich shromažďování. Zaměstnavatel shromažďuje údaje o svých současných zaměstnancích i o uchazečích o zaměstnání. V každém případě smí zaměstnavatel vyžadovat a shromažďovat pouze ty osobní údaje zaměstnance, které bezprostředně souvisí s výkonem práce a pracovněprávním vztahem. V zásadě platí, že zaměstnavatel může zpracovávat osobní údaje zaměstnance pouze s jeho písemným souhlasem. Souhlas by měl obsahovat vymezení konkrétních osobních údajů, s jejichž zpracováním zaměstnanec souhlasí, a účelu tohoto zpracovávání. V praxi bývá souhlas udělen přímo v pracovní smlouvě.
Bez tohoto souhlasu smí zaměstnavatel údaje zpracovávat např. pro účel dodržení právní povinnosti (v míře nezbytné k dosažení tohoto účelu), nebo jestliže je zpracování nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů. Jedná se zejména o případy plnění zákonné povinnosti v souvislosti s odváděním pojistného, srážek ze mzdy, poskytováním údajů pro statistické účely apod. Souhlasu uchazeče není zapotřebí rovněž pokud zaměstnavatel jedná s uchazečem o zaměstnání a zařazuje ho do své evidence, protože jde o jednání nezbytné k uzavření pracovní smlouvy, příp. dohody o pracovní činnosti nebo o provedení práce.
 
Povinnosti při výběrovém řízení a v průběhu pracovněprávního vztahu
Dá se říci, že při výběrovém řízení se střetávají dvě protichůdné zásady – zásada smluvní volnosti a svobodného rozhodování o výběru smluvního partnera na straně jedné, a zásada zákazu diskriminace na straně druhé. Zákaz diskriminace v přístupu k zaměstnání obsahuje především zákon o zaměstnanosti (zákon č. 435/2004 Sb.), i řada evropských směrnic1. Zákaz diskriminace při výběru zaměstnanců znamená zákaz požadovat a vyhodnocovat takové informace, které přímo nesouvisí s pracovním uplatněním uchazeče, jako jsou údaje o rodinném stavu, počtu dětí, příbuzných apod. Zaměstnavatel se tedy nesmí při výběru zaměstnanců rozhodovat na základě údajů, nesouvisejících se samotným výkonem práce.
Obdobný zákaz, týkající se zpracovávání informací v průběhu pracovního poměru, obsahuje zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb). Opět jde o zákaz vyžadovat po zaměstnanci informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem. Zejména se tento zákaz vztahuje na informace o tzv. „citlivých údajích“, jak je definuje zákon o ochraně osobních údajů, tedy informace o těhotenství zaměstnankyně, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci zaměstnance, o jeho původu, členství v odborové organizaci, v politických stranách či hnutích, příslušenství k církvi nebo k náboženské společnosti, nebo o jeho trestněprávní bezúhonnosti.
Zákaz však není absolutní, protože za určitých okolností může mít informace o těhotenství, původu nebo trestněprávní bezúhonnosti zaměstnance význam z hlediska zdraví zaměstnance nebo z hlediska řádného výkonu jeho pracovní činnosti. Proto tento zákaz neplatí, pokud je dán důvod spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, je-li tento požadavek přiměřený, nebo stanoví-li tak zvláštní předpis. Zákon kupříkladu zakazuje zaměstnavateli ukládat těhotné zaměstnankyni výkon některých prací – k dodržení tohoto zákazu musí zaměstnavatel informaci o jejím těhotenství mít. Stejně tak, vyžaduje-li se od zaměstnance nakládání s finančními hodnotami, je pro zaměstnavatele důležitá informace z rejstříku trestů zaměstnance. Ke zpracovávání a shromažďování těchto údajů však musí mít zaměstnavatel vždy souhlas zaměstnance. Ani v těchto případech však není možno požadovat informace o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, politické straně, hnutí nebo církvi.
Pochopitelně, v případě všech osobních údajů, které zaměstnavatel zpracovává, ať už získaných se souhlasem zaměstnance nebo bez něj, platí pro zaměstnavatele nebo jeho pověřené zaměstnance striktní povinnost zachování mlčenlivosti o jejich obsahu.
 
Pozice zaměstnavatele
Každý zaměstnavatel, kterému zaměstnankyně dva týdny po té, co ji přijal do pracovního poměru, oznámila, že už je dva měsíce těhotná, potvrdí, že některé osobní údaje mají z podnikatelského hlediska vysokou důležitost. Zákoník práce je však stále založen na dualismu vztahu zaměstnavatel – zaměstnanec, a ve všech vyspělých zemích je zaměstnanec považován za slabší stranu, které se dostává zvláštní ochrany. Tak jako v případě všech práv, dotýkajících se základních lidských práv a svobod, má i v případě práva na ochranu osobních údajů zaměstnavatel z hlediska svých zájmů nevýhodnou pozici. Dopustí-li se zaměstnavatel – právnická osoba správního deliktu dle zákona o ochraně osobních údajů, hrozí mu pokuta až do výše 5 000 000,- Kč (v některých případech až 10 000 000,- Kč).
     
Závěr
S ohledem na výše uvedené je vhodné, aby měl zaměstnavatel svou politiku ochrany osobních údajů zapracovanou způsobem, který ho nevystaví riziku vysokých sankcí, a který mu přitom ponechá dostatek zákonných možností uplatnění svých podnikatelských zájmů.
Problematiky osobních údajů se bude dotýkat rovněž nový antidiskriminační zákon, který je v těchto dnech připraven v Poslanecké sněmovně k prvnímu čtení. Praxe ukáže, jestli situaci zjednoduší, nebo naopak více zkomplikuje.
 
 
ad 1)
Např. Směrnice Rady 76/207/EEC o realizaci zásady rovného zacházení pro muže a ženy, pokud jde o přístup k zaměstnání, odborné přípravě a postup v zaměstnání a o pracovní podmínky
 
 
Autor: Petr Mališ
Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s., kde se zabývá zejména smluvní úpravou v oblasti informačních technologií, obchodnímu a pracovnímu právu. Je absolventem Právnické fakulty UP v Olomouci a Filozofické fakulty UP, obor francouzština-andragogika. Mezi jeho zájmy patří právo Evropských společenství a odborné překlady do francouzského jazyka.