Advokátní kancelář Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři - specialisté na problematiku IT práva

Obchodní smlouvy v IT - 1. díl

Autor: Mgr. Petr Otevřel | Vloženo: 15. 1. 2007 00:05 | Přečteno: 9454X

Tento článek vychází na pokračování v časopise IT Systems (11/2006 – 1/2007). Níže uvedený první díl se zabývá obecnými principy sjednávání smluv a častými chybami, které vycházejí z toho, že smluvní strany nerespektují specifika vztahů v oblasti informačních technologií. Druhý díl se věnuje problematice smluv o implementaci a třetí díl smlouvám servisním a outsourcingovým (SLA). Dále uvedený článek je s ohledem na jeho rozsah oproti podobě z časopisu IT Systems krácen.
Větší projekty v IT sektoru, ať již se jedná o dodávku a implementaci systémových řešení nebo komplexnějších aplikací či o outsourcing informačního systému, jsou prováděny na základě rozsáhlých smluv. Protože jde o složité a komplexní vztahy, nelze při uzavírání těchto smluv jednoduše aplikovat tzv. smluvní typy dle obchodního zákoníku (např. kupní smlouvu či smlouvu o dílo) – smlouvy mají zpravidla povahu tzv. inominátních, tedy nepojmenovaných smluv, což na strukturu a obsah smlouvy klade větší nároky.
V obchodních smlouvách v oblasti IT se snoubí analytická činnost, provádění kvalifikované práce, nákup hardware, získávání licencí k nehmotným statkům, ať již se jedná o patenty a jiné průmyslové vlastnictví, nebo (a to především) licence k software a práva k databázím. Plnění těchto smluv zpravidla probíhá v jednotlivých uzavřených fázích, které bývají ukončeny zkouškami, měřením a posléze protokolárním převzetím.
Ačkoliv jde o velice sofistikované činnosti, často dochází už v rané fázi kontraktace k chybám a smlouvy trpí celou řadou neduhů. Cílem tohoto článku je nejprve obecně popsat oblasti, které by neměly být při sjednávání smlouvy opomíjeny, poté se bude věnovat dvěma typům často užívaných smluv, kterými jsou smlouvy o dodávce a implementaci systémových řešení nebo aplikačních řešení a smlouvy outsourcingové.
Nechť čtenáři prominou, pokud se budou některá doporučení zdát banální, ale autor tohoto článku vychází z vlastních zkušeností a praktických poznatků.
 
Některé principy kontraktace a jejich časté vady
 
Jednota a integrita smlouvy
 
V praxi se často tvoří smlouvy na základě starších „podkladových“ smluv, kdy firmy v lepším případě používají vzory, které byly vytvořeny pro jejich potřebu a byly jim „šity na míru“. V horším případě se používá smlouva, kterou firma kdysi uzavřela a která se jeví být odpovídající.
Protože každý obchodní případ je jiný, často se tyto vzory a podklady upravují, doplňují nebo naopak zkracují, a to podle okamžité potřeby. Zpravidla se na tvorbě návrhu smlouvy podílí hned několik osob a teprve takto upravená smlouva bývá spolu překládána druhé smluvní straně, kde bývá postup obdobný. Tento způsob je sice šetrný k financím (alespoň na počátku), je však velmi nešetrný k samotnému smluvnímu dokumentu, který ztrácí integritu, terminologickou jednotnost a mnohdy bohužel i samotnou logiku.
Tak je možné se v praxi setkat např. se smlouvou o dodávce a implementaci systému PLM (Product Lifecycle Management), která je sice poměrně obsáhlá, nicméně v důsledku nepřesné a nejednotné terminologie je velmi obtížné vysledovat, co vlastně mělo předcházet předání či schválení první fáze. V uvedené smlouvě byly vedle sebe použity pojmy „zhotovení a připomínkování funkční specifikace“, zpracování „projektu implementace“ a „protokolární předání fáze“. Platba za jednotlivé fáze byla sjednána v závislosti na „řádné provedení fáze.“ Když došlo ke sporu ohledně funkčnosti již implementovaných částí systému, bylo velice obtížné určit, zda dodavateli vznikl nárok na úhradu prací během první fáze či nikoliv. Takto terminologicky nejednotné smlouvy jsou o to nebezpečnější, že dávají manažerům falešný pocit toho, že mají projekt řádně ošetřen. Při prvních krizích, kdy se provádějí právní analýzy, však vyplouvá nejednotnost a neprovázanost smlouvy na povrch. Zpravidla nelze očekávat kvalitní dokumentaci vedenou v průběhu plnění smlouvy (zápisy z jednání, reklamační protokoly aj.), když není ze smlouvy zřejmé a jasné, jakým způsobem měla být v průběhu implementace zpracovávána dokumentace. Potom však bývá obtížné na základě takové smlouvy právně zanalyzovat a zodpovědět i poměrně banální otázky – jakkoliv byl na začátku shora uvedený postup rychlý a šetrný k financím, v případě jakýchkoliv potíží dochází k pravému opaku.
 
Týmová příprava smlouvy, aneb přílohy a zase přílohy
 
Jedním z častých nedostatků kontraktace je typická dělba práce, podle které právník píše smlouvu a příslušný specialista na IT zpracovává přílohy. Samo o sobě vlastně o nedostatek nejde a těžko si lze představit právníkem zpracovaný implementační projekt nebo Service Level Description. Potíže však nastávají tehdy, pokud právník přílohy nečetl a nespolupracoval úzce s IT specialisty. I ta nejlogičtěji a právně výborně propracovaná smlouva, která by firmě mohla dát dostatečnou právní ochranu a která obsahuje vše potřebné, nemusí být v praxi nikterak velkým přínosem, když nenajde odezvu u jednotlivých zaměstnanců a především IT specialistů. Jestliže právník není přítomen každodennímu plnění smlouvy (jako že zpravidla není), pak je nezbytné, aby struktura smlouvy a jednotlivé smluvní povinnosti vycházely z provozní praxe té které společnosti. Jsou zde tedy kladeny vyšší nároky na právníky, kteří by měli být alespoň rámcově seznámeni s průběhem implementace nebo zajišťování outsourcingových nebo jiných servisních služeb, se způsoby komunikace a řešení problémů během smluvního vztahu a s dokumentací, která se k předmětu plnění vztahuje. Pokud byla uvedena jako úsměvná představa, že bude právník tvořit technické přílohy, tak by naopak mělo platit, že tyto přílohy čte a nechá si je vysvětlit.
Pokud tvorba alespoň těch stěžejních smluvních dokumentů je prováděna týmovým způsobem a odpovídá provozní praxi, pak je řada na managementu, který by měl seznámit zaměstnance i případné externí subdodavatele se základními principy, kterými by se měli během plnění kontraktu řídit.
Jakkoliv se mohou zdát shora uvedená doporučení banální, často se stává, že i kvalitní smluvní dokumenty jsou devalvovány tím, že jejich obsah specialisté neznají a může tak snadno dojít k jejich, byť nepodstatnému, porušení. Zejména se to týká způsobu komunikace a základních formálních požadavků na takovou komunikaci.
V praxi často vyskytuje terminologická a obsahová nejednotnost příloh s textem a strukturou smlouvy. To může přinášet interpretační potíže jednak ohledně smluveného předmětu smlouvy (vedoucí v krajním případě k neplatnosti části smlouvy pro její neurčitost), ale také v rámci řešení odpovědnosti za vady či za škodu. I proto by měl právník znát strukturu příloh a měl by se pokusit je terminologicky provázat a přizpůsobit se jim v samotném textu smlouvy. Je zbytečné a dokonce matoucí vkládat do smlouvy termíny a jejich definice, když přílohy zpracované IT odborníky používají terminologii jinou, která tak koliduje s textem smlouvy.
 
Účel smlouvy a cíle projektu
 
Uvedení účelu smlouvy je v ČR zpravidla opomíjeno, což zdaleka neplatí jen pro smlouvy v oblasti IT. Uvedení konkrétních cílů smlouvy (resp. projektu) je ve stávající praxi zcela výjimečné. Jde přitom o ustanovení, která mohou mít značnou roli v případech sporů a výkladových problémech.
Z účelu smlouvy by mělo vyplývat, proč a za jakých okolností byla smlouva uzavřena. Tato ustanovení mohou mít vliv na předvídatelnost škody, protože dle ust. § 379 obchodního zákoníku se „nenahrazuje škoda, jež převyšuje škodu, kterou v době vzniku závazkového vztahu povinná strana jako možný důsledek porušení své povinnosti předvídala nebo kterou bylo možno předvídat s přihlédnutím ke skutečnostem, jež v uvedené době povinná strana znala nebo měla znát při obvyklé péči.“ Obchodní zákoník totiž pro výklad „projevu vůle“, tedy i smlouvy, stanoví jako výkladové pravidlo „úmysl jednající osoby“, přitom „se vezme náležitý zřetel ke všem okolnostem souvisejícím s projevem vůle, včetně jednání o uzavření smlouvy“. Smluvní strany by proto měly dbát na to, aby tyto okolnosti a cíle projektu byly uvedeny buď přímo ve smlouvě, nejčastěji v úvodních ustanoveních, nebo alespoň v  návrzích řešení, implementačních projektech nebo popisech úrovně garantovaných služeb.
 
Project management
 
Ačkoliv jde o pojem hojně užívaný a známý, ve smlouvách samotných se s ním (nebo s jeho českými synonymy) lze setkat jen zřídka. Pojem projektový management je velice široký a přesahuje to, co by mělo či mohlo být upraveno ve smlouvě. Úlohou smlouvy není ošetřovat a pojmenovávat procesy ve fázi iniciace projektu, koncepce a plánování, tvorby studií proveditelnosti či sestavováním projektového týmu objednatele či dodavatele. Cílem smlouvy není popisovat celý proces řízení projektů, nýbrž upravit ty jeho stěžejní části, které mohou být podstatné z hlediska odpovědnosti za vady, náhrady škody a řešení případných krizí.
Dobrá smlouva měla obsahovat nejpodstatnější body týkající se realizační fáze projektu a jeho uzavření. Mezi nejdůležitější patří:
 
a)      Sestavení projektového týmu
Zpravidla již ve fázi uzavření smlouvy by měly být oběma smluvními stranami jmenovány projektové týmy a určeni jejich vedoucí. V úvahu připadá také připadá sjednání lhůty pro sestavení projektového týmu.  
 
b)      Dokumentace
Úprava projektového řízení ve smlouvě by měla určit jasně dokumentaci a výkazy, které mají být vedeny – zpravidla se bude jednat o pravidelné zápisy z jednání nebo projektový deník. V případě outsourcingových smluv je důležitější než kde jinde upravit obsah dokumentace týkající se řízení změn (change management). V případě dokumentace vedené v rámci projektového řízení platí to, co bylo uvedeno výše – členové projektového týmu by měli znát smlouvu a smlouva by měla obsahovat takovou úpravu, která odpovídá provozní praxi.
 
c) Pravomoci
Vedoucí projektového týmu musí mít dostatečné pravomoci, což platí obzvláště v případech, kdy se v průběhu projektu vyskytne nutnost (nebo vhodnost) změn a úprav předmětu smlouvy. Pokud se každá změna řeší uzavíráním dodatků smlouvy, jde hlavně v případech větších firem (zejména z řad objednatelů) vzhledem k jejich složitým organizačním předpisům o proceduru časově náročnou, která vyžaduje několikastupňové schvalování a mnohdy podpisy nejvyšších představitelů společnosti; takové situace navíc přinášejí dodavateli značnou nejistotu především ve vztazích, kdy mají být implementovány informační systémy a jsou sjednány termíny dokončení.
Proto je vhodné vymezit přímo ve smlouvě oblasti, které jsou oprávněni sjednat přímo vedoucí projektových týmů jednotlivých smluvních stran – tyto pravomoci (vztahující k možnosti úpravy ceny, termínů, vlastností systému aj.) by měly být zcela konkrétní a měla by být sjednána přesná omezení a limity. Taková úprava by měla mít formu plné moci tak, aby byla nenapadnutelná; pak může zamezit zbytečným časovým ztrátám a zefektivnit tak průběh projektu (faktem ovšem je, že zvláště větší společnosti se často této úpravě brání). Pokud se smlouva se omezí na vágní věty typu „přijímat rozhodnutí zásadního významu související s plněním smlouvy“ nebo „usilovat o dodržování smluvních vztahů“ (jde opět o citace z praxe), jde z hlediska určení odpovědnosti za vady, škodu nebo vzniku nároku na smluvní pokuty o úpravu zcela zbytečnou.
 
Závěr
Shora popsaná problematika by měla být při sjednávání alespoň těch významnějších kontraktů vzata v potaz dříve, než se smluvní strany ponoří do sjednávání jednotlivostí. Má-li být průběh projektu a plnění smlouvy provázeno oboustrannou spokojeností smluvních stran, je nanejvýše vhodné, aby smluvní dokumentace byla logická, terminologicky jednotná a aby smluvní strany vycházely z jasně stanovených a definovaných cílů. V opačném případě často dochází v průběhu plnění smlouvy k oboustrannému rozčarování a zklamání,
 
Použitá literatura
Chvalovský, V.: Řízení projektů aneb překážkový běh na dlouhou trať, Praha: Aspi, 2005
Jaburek, W. J.: Handbuch der EDV-Verträge, Wien: Verlag Medien und Recht, 2000
 
 
 
 
Autor: Petr Otevřel
Autor působí v advokátní kanceláři Jansa, Mokrý, Otevřel & partneři v.o.s., kde se zabývá zejména smluvní úpravou v oblasti informačních technologií, obchodnímu a autorskému právu. Je členem České společnosti pro systémovou integraci a je zapsán v Národním registru poradců agentury CZECHINVEST.